Problemstellungen der öffentlichen Hand bei der Ausschreibung von Internetprojekten

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Problemstellungen der öffentlichen Hand bei der Ausschreibung von Internetprojekten

Warum öffentliche Ausschreibungen scheitern

Wenn Sie an erfolgreiche Projekte im öffentlichen Sektor denken, welche fallen Ihnen ein?

Ob Bauvorhaben wie Flughafen Berlin Brandenburg und Elbphilharmonie oder IT-Projekte wie die LKW-Maut, Hartz-IV-Software oder Polizeifunk - die öffentliche Hand scheitert oft bei der Projektbeschreibung, Ausschreibung und Umsetzung.

Eine erfolgreiche Projektierung, unter Einhaltung der drei Parameter Kosten, Zeit und Funktionen scheint unmöglich zu sein.

Dies trifft auch bei "kleineren" Projekten wie Webportalen zu.

Kein Wunder:
Wer ist in der Lage, ein ihm unbekanntes Projekt valide und seriös zu planen, wenn er dies zum ersten oder vielleicht zum zweiten Mal macht?
Die notwendige Expertise zur Projektbeschreibung kann gar nicht vorhanden sein.

Das Problem:
Bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen haben viele Institutionen noch keinen Experten hinzugezogen, da die landläufige Meinung vorherrscht:
"Eine Leistungsbeschreibung zu erstellen kann ja nicht schwer sein. Das machen wir schon mal eben selbst."

Hier ist der Auftraggeber in einer Zwickmühle. Er muss eine valide Beschreibung vorlegen, um größtmögliche Chancengleichheit bei der Ausschreibung zu gewährleisten. Dies kann er jedoch eigenständig kaum leisten.
Ihm fehlen technische Grundlagen für die Ausgestaltung von einzelnen Funktionen oder auch Alternativansätze, die zum gleichen oder sogar besseren Ergebnis führen. Der Auftraggeber ist gezwungen, einzelne Softwaremodule oder Erweiterungen aufzuführen und sich mit diesen auseinanderzusetzen in der Hoffnung, diese würden zur bestmöglichen Zielerreichung führen.

Die Zwickmühle ist der Versuch einer technischen Leistungsbeschreibung obwohl nur eine fachliche Anforderungsbeschreibung Sinn macht.

Konsequenzen und Stilblüten dieses Dilemmas

Als Konsequenz aus diesem Dilemma werden in der Praxis häufig Ausschreibungen auch komplett zurückgezogen, da Anspruch und Wirklichkeit auseinanderklaffen oder ganz profan: gar keine Bewerbungen eingegangen sind.

Und was sind die Schlussfolgerungen, wenn öffentliche Gelder evtl. "verschwendet", Termine nicht gehalten und endlose Nachkalkulationen drohen?

Gibt es einen Ausweg aus dem Dilemma mit den unbekannten Größen "Projekt - und Facherfahrung", "Projektmanagementmethode" und gesetzlichen Vorgaben des Ausschreibungsverfahrens?

Professionalisierung

Die Professionalisierung muss bei der Ausschreibungsmethodik beginnen, sich über die richtige Wahl des Projektmanagementverfahrens hinziehen und darf bei der Dienstleisterauswahl nicht enden. Das in der Praxis häufig durchgeführte Verfahren führt aber nicht nur zu wirtschaftlichen Schäden im Sinne von zurückgezogenen Ausschreibungen.

Es führt mindestens zu einer weiteren Stilblüte, die ebenfalls wirtschaftlichen Schaden verursacht:
Nicht selten werden Rahmenbedingungen für Ausschreibungen derart speziell gestaltet, dass der Kreis möglicher Bewerber auf eine Weise selektiert wird, die nicht mit den tatsächlich notwendigen Fertigkeiten übereinstimmen.

Die Chancen für neue Anbieter, neue Ideen und neue Konzepte werden so von Beginn an reduziert oder sogar ausgeschlossen.

 



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