Agile Webprojekte bei öffentlichen Ausschreibungen

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Problemstellungen der öffentlichen Hand bei der Ausschreibung von Internetprojekten

Agiles Arbeiten trotz starrem Vergaberecht

Will man die Vorteile einer agilen Entwicklung nutzen, wird weder ein Lastenheft noch ein Pflichtenheft erstellt. Und hier beginnen die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung, die sich an das jeweils gültige Vergabeverfahren halten muss.

Wie lässt sich demnach die Anforderung einer eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung mit agiler Vorgehensweise vereinbaren? Die Vergabe- und Vertragsordnung3 fordert ja eine genaue Beschreibung, da diese notwendig scheint, um allen Bewerbern die Beschreibung im gleichen Sinne vorlegen zu können, um vergleichbare Angebote zu erhalten. Und gleichzeitig wird geregelt, dass eine mögliche, wesentliche Vertragsänderung innerhalb der Vertragslaufzeit auch zu einer Neuausschreibungspflicht führen könnte. Was zeigt die Realität? Die meisten Preisangebote öffentlicher Ausschreibungen liegen in einer Bandbreite jenseits von Gut und Böse.

Das hehre Ziel der Vergleichbarkeit wird ad absurdum geführt, da unklare und ungenaue Spezifikationen, fehlende Unterlagen, das Wissen um Abweichungen und das Finden von Ausschreibungslücken zu gravierenden Preisunterschieden führen. Sie erinnern sich? Flughafen Berlin lässt grüßen!

Die Hürden, damit öffentliche Auftraggeber von agilen Methoden profitieren und dennoch das Vergaberecht einhalten sind hoch:

1. Genaue Beschreibung des Leistungsgegenstandes bei Vertragsbeginn und

2. Verpflichtung zur Nutzung des EVB-IT Vertrages. Doch es gibt Spielräume im Verfahren, die für die Ausschreibung eines agilen Softwareprojektes legitim genutzt werden können.

 

Grundregeln bei öffentlichen Ausschreibungen

 

Es liegt nicht allein am öffentlichen Auftraggeber, wenn Angebote erstellt werden, die sich nicht vergleichen lassen. Der Interessent hat eine aktive Mitwirkungspflicht, um die gewünschte Leistungsbeschreibung auch als Angebotsgrundlage zu erhalten.
Zwar sind Auftraggeber an das Vergaberecht gebunden, doch dies muss nicht bedeuten, dass ein komplexes Vergabeverfahren eine fachliche Auseinandersetzung während der Angebotsphase, ausschließt. Es gilt vielmehr, einige Grundregeln einzuhalten, um erfolgreich an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen.

Kommunikation ist gewünscht
Solange die Angebotsfrist nicht abgelaufen ist, sind Fragen nicht nur erlaubt, sondern auch erwünscht. Nach der Frist gibt es keine Chance mehr. Nur durch Nachfragen lassen sich Unklarheiten beseitigen und Anforderungen konkretisieren. Auftraggeber ändern nicht selten dann noch einmal Details der Ausschreibung. So lassen sich individuelle Aspekte einbringen, die dann auch als eigener Vorteil genutzt werden können.

Formalien sind obligatorisch
Genaues Lesen ist Pflicht. Wer Unterlagen nicht einreicht, die aber als Muss-Kriterien deklariert sind, scheidet aus! Wer Termine nicht einhält, scheidet aus! Wer Pflichtfelder nicht ausfüllt oder Unterschriften vergisst, scheidet aus! Ein Nachreichen oder Nachkorrigieren ist nicht zulässig. Die Vergabestelle alleine entscheidet, ob die Ausschreibungsunterlagen vollständig und rechtlich einwandfrei sind. Erst nach dieser Prüfung werden die akzeptierten Angebote an die jeweilige Fachabteilung weitergereicht.

Eigene Regeln führen zum Ausschluss
Die eigenen AGBs als möglichen Vertragsbestandteil einzufordern bedeutet den direkten K.O. Genauso erfolglos ist auch der Versuch, Vertragsbedingungen in Frage zu stellen oder gar abzuwandeln, sei es auch nur in einem marginalen Punkt. Ein Angebot ist immer verbindlich und bezieht sich auf die ausgeschriebenen Leistungen, inkl. aller Rahmenbedingungen. Hier helfen nur „Randbemerkungen“, die in einem späteren Vergabegespräch herangezogen werden können, die aber zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch keine Rolle spielen dürfen.

Rüge als letztes Mittel
Und wenn dennoch der Wettbewerb den Zuschlag erhält? Im Dschungel der Einzelentscheidungen ist es fast unmöglich objektiv anfechtbare Tatbestände zu finden, die gegen eine Vergabe sprechen. Oder anders formuliert: Was nützt ein Widerspruch? Dies führt bestenfalls zu einer neuen Ausschreibung. Mehr Arbeit, die den Auftraggeber nicht unbedingt positiv Ihnen gegenüber stimmt. Dennoch kann es sich gerade bei EU-weiten Vergabeverfahren lohnen, Vergaberechtsverstöße innerhalb kürzester Frist als sogenannte Rüge anzumahnen. Dieser formale Weg ist Bedingung, um den vergabespezifischen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen, um sich gegen ungünstige Entscheidungen zu wehren.



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Magnus Schubert

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