Der Methodenbaukasten im ERP-Auswahlprozess (von gestern)

Das komplette Whitepaper zum kostenlosen Download gibt es hier: ERP Auswahl im Zeitalter der digitalen Transformation.

ERP-Auswahl-Beratung Whitepaper

In der Literatur und von verschiedenen Beratungsunternehmen werden immer wieder unterschiedlichste Phasenkonzepte für den Auswahl- und Implementierungsprozess eines ERP-Systems vorgestellt. Diese Quellen haben unterschiedliche Ansatzpunkte und weisen somit voneinander abweichende Schwerpunkte auf. Einerseits gibt es Quellen, die sich ohne einen konkreten funktionalen Bezug mit der grundsätzlichen Problemstellung der Auswahl beschäftigen. Andererseits gibt es eine Reihe von Veröffentlichungen, die sich mit konkreten Anwendungsbereichen und hier auch mit funktionalen Kriterien auseinandersetzen. Beliebt sind Phasenmodelle, wie etwa das 3-Phasenmodell des FIR Aachen (2006), die strukturierte ERP-Auswahl der Trovarit AG
(Vgl. http://www.trovarit.com/erp-auswahl/erp-auswahl.html) oder Prozesse, die auf dem von Bange/Keller (2003) beschriebenen Verfahren aufbauen.

Egal welches Verfahren bzw. Modell man einsetzen möchte, die grundlegenden Kernaufgaben beinhalten immer eine Organisationsanalyse, das eigentliche Auswahlprojekt und die sich daran anschließende Implementierungs- oder Umsetzungsphase.

Die Organisationsanalyse beinhaltet die Kernbereiche Zieldefinition, Projekteinrichtung und Anforderungsdefinition. Die Definition von Zielen und Teilzielen ist elementar für eine spätere Erfolgsmessung. Ferner können von den Zielen auch Anforderungen abgeleitet werden, die später wiederum eine wichtige Rolle beim Auswahlprozess spielen. Auch die Definition des zu erwartenden bzw. gewünschten Nutzens ist wichtig, denn schlussendlich ist die Einführung eines neuen ERP-Systems kein Selbstzweck, sondern verfolgt klare wirtschaftliche Ziele. 

Elementar für den späteren Auswahlprozess ist die Definition der Anforderungen an das neue System. Häufig wird hier zwischen generellen und unternehmensspezifischen Anforderungen unterschieden. Man findet aber auch Modelle, die Anforderungen nach systematisch, anwendungsbezogen und anbieterbezogen differenzieren.

Quelle: http://www.conomic.de/deutsch/pdf/Conomic_Whitepaper_Methodische_Softwareauswahl_in_Handels-_und_Industriebetrieben.pdf

Die eigentliche Systemauswahl wird häufig in Marktanalyse, Vorauswahl und Endauswahl gegliedert. Zunächst wird auf Basis einer Marktanalyse eine Long-List erstellt. Je nach Branche können auf dieser Long-List durchaus hundert oder mehr Systeme stehen. Um die Arbeit des Evaluationsprozesses nicht ausufern zu lassen, werden häufig KO-Kriterien definiert, damit die Anzahl der im Detail zu betrachtenden Systeme sinkt. Der weitere Auswahlprozess erfolgt dann auf Basis der identifizierten Anforderungen. Aus den Anforderungen werden Auswahlkriterien definiert. Diese werden bewertet und ggf. gewichtet. Im weiteren Verlauf werden unterschiedliche Lösungsalternativen gegenübergestellt. Die folgende Tabelle veranschaulicht das Prinzip. Ab einem bestimmten Punkt der Verdichtung wird aus der Long-List eine Short-List. Auf der Short-List stehen dann die Systeme, die näher betrachtet werden. Wie diese „nähere Betrachtung“ im Detail aussieht, hängt wiederum vom Einzelfall ab. Grundsätzliche Methoden sind: Pflichtenheft, Präsentation, Evaluation, Prototying oder Referenzbesuche.  

Tabelle entnommen aus Grupp, B. Das DV-Pflichtenheft zur optimalen Softwarebeschaffung, m. CD- ROM, MITP-Verlag, 1999

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