Der Hauptkritikpunkt bei heute gängigen ERP-Auswahlprozessen

Das komplette Whitepaper zum kostenlosen Download gibt es hier: ERP Auswahl im Zeitalter der digitalen Transformation.

ERP-Auswahl-Beratung Whitepaper

Es wurde sehr viel über die Auswahl und den Auswahlprozess von Standardsoftware geschrieben. Der überwältigende Anteil dieser Literatur stammt jedoch aus einer Zeit, in der die digitale Transformation von vielen Marktteilnehmern noch als  Science-Fiction abgetan wurde.

Viele ERP-Systeme sind im Lebenszyklus schon recht weit. Sie sind ausgereift, aber technisch veraltet. Moderneren Systemen fehlt bisweilen der benötigte Funktionsumfang. Wer jedoch heute auf ein neues Systems setzt, möchte damit auch die Anforderungen von morgen bedienen können und nicht wieder in fünf Jahren ein neues System suchen müssen. Möchte man diesen Gedanken Rechenschaft tragen, so stellen sich zunächst zwei Fragen:

  • Was sind die Anforderungen der Zukunft?
  • Wie sieht ein strukturierter Auswahlprozess unter Berücksichtigung dieser Anforderungen aus?

Die meisten heute praktizierten Modelle und Methoden berücksichtigen in der fernen Zukunft liegende Anforderungen so gut wie gar nicht.

Grundsätzlich lassen sich die Anforderungen der Zukunft unterteilen in kurzfristig operativ relevante Anforderungen und langfristig strategisch relevante Anforderungen. Die kurzfristig operativ relevanten Anforderungen möchte ich im Rahmen dieses Whitepapers nicht erörtern, da sie ohnehin von Branche zu Branche und von Fall zu Fall sehr stark divergieren. Ferner werden sie im Normalfall im Rahmen von gängigen Auswahl- und Evaluationsprozessen erfasst und bewertet. Viel interessanter sind die langfristig strategischen Anforderungen. Diese sind in den meisten Fällen noch sehr unscharf, da sie in der mittelfristigen bis längerfristigen Zukunft liegen. Sie divergieren von Branche zu Branche stark. Ebenfalls wird die Position des jeweiligen Unternehmens in der Wertschöpfungskette einen großen Unterschied in Bezug auf zukünftige Anforderungen machen. Trotz dieser Komplexität macht es Sinn, sich im Rahmen eines Auswahlprozesses für ein ERP-System auch Gedanken zu den strategisch langfristigen Anforderungen zu machen, denn Fehlentscheidungen heute werden morgen nicht nur extreme Mehrkosten verursachen, sondern u. U. zu nachhaltigen Wettbewerbsnachteilen führen.

Es ist jedoch unmöglich für alle Branchen, Unternehmenstypen und deren unterschiedliche Positionen in der Wertschöpfungskette die Anforderungen der Zukunft zu skizzieren und davon Ableitungen zu machen. Es macht also wenig Sinn zu versuchen, ein allgemeingültiges Modell zu entwickeln.

Möglich und sinnvoll ist jedoch, grundsätzliche Trends und Beobachtungen aus der Praxis wiederzugeben, von denen Unternehmen Anforderungen ableiten können. Aus diesem Grund werden wir in der Folge einige wesentliche Trends ansehen und anhand von konkreten Beispielen aufzeigen, wie diese Trends zukünftig Prozesse in Unternehmen beeinflussen werden. Natürlich resultieren aus jedem beeinflussten Prozess auch neue Anforderungen, die schlussendlich beim ERP-System aufschlagen werden. An dieser Stelle wird deutlich, weshalb es im Rahmen eines ERP-Auswahlprozesses durchaus von Vorteil  ist, sich einmal in die Vogelperspektive zu begeben.

Beschäftigt man sich mit Informationstechnologie, so kommt man heute an einigen Buzzwords nicht mehr vorbei, die auch gleichzeitig aktuelle Trends und Entwicklungen widerspiegeln. Buzzwords wie digitale Transformation, mobiles Internet, Industrie 4.0, das Internet der Dinge, Big Data, Cloud oder mobile Enterprises sind einfach da, wie im 20. Jahrhundert die Erfindung des Fließbandes. Der aktuelle Wandel bringt Veränderungen für Menschen, Märkte und die Gesellschaft mit sich. Über das mobile Internet lassen sich Produkte und Services näher an den Kunden bringen, ja sogar in Zusammenhang mit deren aktueller geographischer Position. Mitarbeiter „allways on“ und über Apps von unterwegs an die Geschäftsprozesse ihres Unternehmens angebunden. Die Vernetzung und Verknüpfung der Technologien Mobile, Big Data, Industrie 4.0, Cloud sowie Social Media zu einem gigantischen Datenpool führen zu immer neuen digitalen Geschäftsmodellen und Geschäftsprozessen. Dies führt zu massiven Veränderungen der heute bekannten Prozessketten in den Unternehmen sowie ihrer organisatorischen und technologischen Strukturen. Unternehmen müssen mit diesen Veränderungen umgehen. Wenn nicht heute, dann morgen. Ein ERP-Systeme bildet das Rückgrat eines Unternehmens und muss dem zur Folge in ganz besonderem Maße auf diese Veränderungen eingestellt sein oder zumindest in akzeptablen Zyklen und zu vertretbaren Kosten reagieren können. Deshalb ist die Betrachtung der o.g. Trends und Entwicklungen im Auswahlprozess eines ERP-Systems von großer Bedeutung.

Wenn man ehrlich ist, dann muss man feststellen, dass Buzzwords wie digitale Transformation oder das Internet der Dinge von vielen Marktteilnehmern zunächst sehr abstrakt wahrgenommen wurden. Doch was vor wenigen Jahren eher als Science-Fiction-Story anmutete, ist heute Realität. Einige Beispiele sollen diese Aussage untermauern. Sie machen deutlich, dass die digitale Transformation nicht nur viele neue Ideen hervorbringt, sondern deren Realisierung im Grunde erst ermöglicht. Es wird aber auch deutlich, welche Auswirkung sie auf die Auswahl eines ERP-Systems hat.

Beispiel 1 – Dienstleistung

Die Firma CEWE COLOR hat sich von einem reinen Produzenten von Bildern zu einem Anbieter von digitalen Fotoprodukten transformiert. CEWE vermarktet seine Leistungen heute überwiegend über das Internet. Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit hat dieser Wandel zu einer Vielzahl neuer Anforderungen an das ERP der Firma CEWE geführt.

http://www.cewe.de

Beispiel 2 – Dienstleistung

Das Schreibbüro-24.com hat sich von einem kleinen lokalen Schreibbüro zu einem deutschlandweit operierenden Schreib- und Übersetzungsservice entwickelt. Dieses war nur möglich durch die Digitalisierung der Kerngeschäftsprozesse. Alle Prozesse werden vollständig über das Internet abgebildet. Es wird ausschließlich auf digitale Diktiertechnologie gesetzt.

http://www.schreibbuero-24.com

Beispiel 3 – Produzierendes Gewerbe

Ein größerer Fleischerbetrieb, der an dieser Stelle nicht genannt werden möchte, betreibt neben dem Großhandel ca. 50 eigene Filialen. Diese bestellen täglich im Produktionswerk. Aktuell werden die Bestellungen per Faxvordruck getätigt und an der Produktionsstätte manuell in das ERP eingegeben. Manchmal werden Bestellungen auch telefonisch getätigt. Dieser Prozess ist fehleranfällig. Es kommt zu Fehlschreibungen, Verlesen, Verhören, Vertippen. Die Unternehmensleitung möchte daher diesen Prozess in die digitale Welt transformieren. Die manuellen Zwischenschritte sollen eliminiert werden. Bestellungen sollen direkt in das ERP-System eingegeben werden. Technisch ist dies aufgrund der fehlenden Infrastruktur in den Filialen derzeit nicht möglich. Es wird an eine Anbindung des ERP-Systems über mobile Endgeräte nachgedacht. Hieraus resultieren nun Anforderungen an das ERP.

Beispiel 4 – Handel (Großhandel)

Sonepar ist weltweiter Marktführer im Elektrogroßhandel. Das Unternehmen vertreibt Elektroartikel führender nationaler und internationaler Lieferanten an Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie. Sowohl dem Handel als auch den Handwerkern bietet das Unternehmen die Möglichkeit, über eine App Ware zu bestellen. Ein Handwerker kann so gleich auf der Baustelle fehlendes Material bestellen.

http://www.sonepar.de/sonepar/handwerk/aktuelles/nachrichten/001160/

Dieses sind nur einige wenige Beispiele für massive Veränderungen aufgrund der oben genannten Trends und Entwicklungen. Einige Branchen sind in Deutschland schon sehr weit im Bezug auf die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Andere stehen noch vor großen Herausforderungen. So haben beispielsweise Verlage und Medienunternehmen schon Jahren damit begonnen, ihre Inhalte zu digitalisieren und über unterschiedliche Dienste auf unterschiedlichsten Plattformen zur Verfügung zu stellen. Heute gibt es Online-Ausgaben von Zeitungen und Magazinen, TV-Sendungen und Filme im Streaming auf Smartphone, Tablett, PC oder TV. Andere Branchen, wie die Energiewirtschaft, stehen erst am Anfang einer spannenden Entwicklung. Durch die Entwicklung von intelligenten Haushaltsgeräten und Anlagen und deren Vernetzung werden zukünftig ganz neue Dienstleistungen und Services möglich. Diese Entwicklung wird mächtig Bewegung in die Energiewirtschaft  bringen und sie wird selbstverständlich auch neue Anforderungen an die ERP-Systeme der jeweiligen Anbieter stellen.   

Die Gefahr für etablierte Anbieter besteht vor allem darin, dass neue Marktteilnehmer keine Rücksicht auf historisch gewachsene Prozesse, Unternehmensstrukturen oder etablierte Gepflogenheiten nehmen, sondern ein digitales Unternehmen von Grund auf neu aufbauen. Diese Unternehmen müssen keine „Altlasten“ mitschleppen und haben bisweilen das Potential, die Hierarchie in bestehende Branchen komplett auf den Kopf zu stellen. Beispiele sind airbnb, mytaxi, MisterSpex oder check24. Beispiele von ehemaligen Marktführern, die sich zu lange auf ihrem Wettbewerbsvorsprung ausgeruht haben sind Nokia, Kodak oder gar die komplette Garde der etablierten Player der Musikindustrie. 

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